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【MAN35】オンボーディング資料の扱い方および準備マニュアル／クライアントとのキックオフミーテイング準備

目的

運営側（STAGEON）とクライアントとの認識の相違を防ぎ、YouTube運営を円滑にスタートさせるため。

 

 

禁止事項

  • 必要な情報をオンボーディング資料に反映せず準備不足の状態で臨むこと。
  • クライアントに対して誤解を招く説明や不明瞭な回答を行うこと。
  • ロープレの実施や内容確認を省略し、準備不十分のままオンボーディングに進むこと。

 

 

前提条件

  • 担当者はYouTube運営に関する基本的な知識を持っていること。
  • 資料更新および説明を担当するチーフがテンプレート内容を理解し、クライアントごとに適切な修正ができるスキルを有すること。
  • 営業担当との事前打ち合わせを完了していること。

 

 

必要なリソースとツール

  1. オンボーディング資料テンプレート
    1. フルMaxプラン
    2. フルプラン
    3. ディレクタープラン
  2. クライアントに共有する企画シート
  3. 営業担当との打ち合わせメモ
  4. 見本動画（参考URL: https://drive.google.com/file/d/12TYkPqVabtlt_1a9SyIWPV2_aJvDx0uM/view）
  5. 質問・回答集（想定されるクライアントの質問とその回答を事前に用意）
  6. 必要に応じたプレゼンツール（スライド、企画シートなど）

 

 

完了要件

  • オンボーディング資料がクライアントに合わせて適切に更新されていること。
  • ロープレを完了し、運営企画室より内容と表現に関する合格を得ていること。
  • クライアントとのオンボーディングミーティングで資料を用いて必要事項を全て説明できる状態になっていること。

 

 

注意点

  • オンボーディング資料はクライアントごとにカスタマイズし、テンプレートの内容をそのまま使用しないこと。
  • クライアントが疑問や懸念を抱かないよう、分かりやすい表現を心がける。
  • ロープレで指摘された点は迅速に修正し、オンボーディング3日前までに合格を得る。
  • 想定されるクライアントの質問に対し、正確かつ簡潔な回答を準備しておくこと。

 

 

 

手順

  1. オンボーディング資料の準備
    • 資料テンプレートを基に、クライアント担当チームのチーフが最新情報を更新する。
    • 更新内容を運営企画室に共有し、内容の確認を依頼する。
  2. 営業担当との打ち合わせ
    • 確認事項
      • KPIとその達成度に対するクライアントの期待値。
      • 投稿頻度やプラン変更の可能性。
      • クライアントのYouTube運営目的（短期・長期の目標）。
    • 営業担当からの情報を資料に反映させる。
  3. ロープレの実施
    • 担当チーム全員でロープレを行い、オンボーディング内容を確認する。
    • 運営企画室から合格をもらう。
    • 必要に応じて内容や表現を修正する。
      • 資料を使用し、以下を説明できるようにする。
        • 今後の流れ（投稿開始まで）。
        • プラン内容（KPIや契約内容の再確認）。
        • 弊社の概要（マーケティングパートナーとしての役割）。
        • 企画シートの確認およびクライアントに求めるアクション。
        • 撮影、編集、サムネイルに関する詳細。
        • チームメンバーの役割と連絡窓口。
        • スケジュール（立ち上げ時と運営時の流れ）。
  4. クライアントからの質問を予測し、回答を準備する
    • 営業から共有を受けた事前質問や予想される質問を書き出し、回答を準備する。
    • 自身で回答できない場合（曖昧な場合等）、運営企画室または営業担当に確認を取る。

 

想定されるクライアントの質問例と回答

  1. 「企画作成にあたり、専門知識はどの粒度のものまで共有が必要ですか？」
    → 回答例：「ご共有いただく資料は、弊社が企画を考案するにあたり、ターゲットの理解とクライアント様のニーズを深める目的で拝見させていただきます。どの専門用語を噛み砕くべきか、またYouTube上でどのようにターゲットに興味を持ってもらうかを検討するためにも、クライアント様がエンドユーザー向けに提供している情報やサービス（講座など）を可能な範囲で共有いただければ幸いです。全てを企画に反映するわけではありませんので、その点はご安心ください。」
  2. 「企画案にはあるが自分自身に専門知識が足りない場合はどう対応したら良いですか？」
    → 回答例：「お話できない内容を無理に話していただく必要はございませんので、ご安心ください。ただし、弊社がご提案する企画にはそれぞれ背景や意図がございます。そのため、お打ち合わせの際にはクライアント様の不安要素を具体的にヒアリングし、サムネイルとタイトルでの訴求と内容のバランスについて調整できるかどうかをご相談させていただければと思います。企画案の提案は行いますが、撮影を強制することはありませんので、その点もご安心ください。」
  3. 「企画案を見た上でできそうかどうか（やるかやらないか）の判断はこちらでするのですか？」
    → 回答例：「最終的な実施判断はクライアント様にお任せいたします。弊社は企画案の提案を行いますが、撮影を強制することはありませんのでご安心ください。ただし、提案する企画にはそれぞれ背景や意図がございます。そのため、お打ち合わせの際にはクライアント様の不安要素を具体的にヒアリングし、それを今後の企画考案における参考にさせていただければと思います。」
  4. 「撮影時間を押してしまった場合は別途費用の対象になりますか？」
    → 回答例：「予定時間を大幅に超えた場合、追加費用が発生することがあります。ただし、外ロケやコラボレーション撮影など特殊な状況下ではやむを得ない事情も生じるかと思います。その際は柔軟に対応させていただきますので、事前にもしくは発生時に都度ご案内いたします。もちろん、クライアント様からのご相談もいつでもお待ちしております。」
  5. 「台本は作成してもらえないのでしょうか？」
    → 回答例：「台本作成はオプションサービスとしてご利用いただけます。ただし、弊社では通常、台本を読みながらの撮影を推奨していません。演者様の自然なトークを重視し、それがチャンネルの魅力向上とファン獲得に繋がると考えているからです。一方で、演者様が「見せ方」や「キャラクター」「世界観」を適切に表現することも非常に重要です。これらをサポートするための演者指導については、必要に応じて行います。もちろん、台本作成をご希望の場合は、どうぞお申し付けください。」
  6. 「ロケ等、外や店舗で撮影する場合の撮影許可はSTAGEONで対応いただけますか？」
    → 回答例：「撮影許可の取得は基本的にクライアント様の責任でお願いしておりますが、許可取得の際に役立つテンプレートはご用意しております。必要なサポートがあれば、どうぞお気軽にご相談ください。」
  7. 「編集に関して、どの範囲まで（テイストや構成等）意見できますか？」
    → 回答例：「編集は事前に合意した企画内容に基づいて進めますが、初回案に対する修正希望があれば遠慮なくお申し付けください。ただし、弊社が行う編集ディレクションには特定の見せ方や構成の意図があります。ですから、お電話やオンラインで短時間の打ち合わせを設け、ご不安点や弊社の編集方針（つまり、YouTube運営における戦略的な観点）を詳しくご説明し、修正が必要かどうかを一緒に検討できればと思います。」
  8. 「確認期日を過ぎた場合、その動画はボツ（非公開）になるのですか？」
    → 回答例：「基本的には確認期日内でのご確認をお願いしておりますが、状況に応じて柔軟に対応させていただきます。ただし、企画内容が短期間のトレンドに依存している場合、期日を過ぎてからのスケジューリングでは目指す再生数を達成できない可能性があります。そのため、投稿日の延期が可能かどうかは状況を踏まえた上で判断させていただけますと幸いです。」
  9. 「編集修正依頼に関して、打ち合わせで了承した後に『ブランドイメージに影響がある』と判断されるのはどのような時ですか？」
    → 回答例：「当初合意した方向性から大きく外れる場合、またはブランド価値に悪影響を与えると判断される場合には、編集修正依頼をお受けしております。弊社のディレクターやプロデューサーが常に品質をチェックしていますので、通常はこのような事態には至らないかと思います。しかし、例えば他社やライバルチャンネルの問題が発生しているタイミングで、クライアント様のチャンネルで予定されている企画が内容的に関連している場合、その投稿がブランドに悪影響を与えると判断した際には、表現の修正を行うか、部分的に別撮りをお願いすることがあるかもしれません。」
  10. 「撮影のカメラや機材は自分で用意しなければならないのですか？」
    → 回答例：「機材については、基本的にクライアント様でご用意いただいておりますが、撮影サポートが含まれるプランの場合は弊社から撮影場所へ機材を持ち込むこともございます。弊社のオフィスで撮影を行う際には、こちらで機材の全てをセットアップいたしますので、クライアント様が機材をお持ち込みいただく必要はありません。また、機材に関しておすすめのものがありますので、ご希望があれば推奨リストを共有いたします。必要があればお申し付けください。」
  11. 「STAGEONスタッフの宿泊や人員増加が発生しないスケジュール組みは可能ですか？」
    → 回答例：「はい、基本的にはスタッフの宿泊や人員増加が発生しないようにスケジュールを調整いたします。ただし、YouTubeチャンネルの成長に必要な企画やコストが予想される場合は、事前にご相談させていただくこともございます。」
  12. 「STAGEONのオフィスで撮影する場合の月額追加費用はいくらですか？」
    → 回答例：「撮影内容や頻度によりますが、一度お見積もりを作成し、別途ご共有させていただいてもよろしいでしょうか？」

 

 

完了後のステップ

  1. クライアントとのオンボーディング内容を社内関係者に共有する。
  2. 必要な改善点や次回以降の課題を運営企画室に報告する。
  3. 今後の運営スケジュールやクライアントへの依頼事項を改めて確認し、担当チーム内で共有する。