Popular
目的
このマニュアルは、業務依頼が明確かつ効果的に行われ、業務を円滑に進めるための指南書です。業務の依頼、プロジェクトの指示、フィードバックの提供など、日常的なコミュニケーションにおいて必要な要素をカバーします。
禁止事項
- 漠然とした依頼やフィードバックの提供
- 必要な情報や期限の記載を省略すること
- 非建設的な批判や個人攻撃
前提条件
- 部下の現在の業務内容、スキルセット、および負担可能な作業量についての理解
- 指示を出す際に必要とされるプロジェクトやタスクに関連する情報の把握
必要なリソースとツール
- 社内メッセージングツール（例：Slack, Email）
- プロジェクト管理ツール（例：Trello,GoogleWorkspace）
完了要件
- 業務対応者が受けた指示の内容と期限を完全に理解し、必要な作業を開始できる状態
- 指示の明確な記録が文書化され、追跡可能な形で残っていること
手順
- 依頼するタスクの目的と重要性を明確にする。
- 対象となるメンバーを選択し、そのメンバーがタスクを遂行する能力を有していることを確認する。
- タスクに必要な情報、リソース、および期限を整理し、明確に記載する。
- コミュニケーションを取る際は、以下のフォーマットに従って情報を整理して伝達する：
- この文書を、何のために書くのか？
- 誰が読むのか？
- この仕事のゴール、目的は何か？
- 具体的に依頼したい仕事内容は何か？
- 注意してもらいたいことは何か？
- 実行に必要なデータは何か？
- 疑問や質問がある場合の対応方法は？
- この仕事の期限はいつか？
注意点
- 対象者の能力と現在の業務負荷を考慮して指示を出すこと
- 期限は現実的かつ実行可能な範囲で設定すること
- 必要な情報やリソースが部下に対して明確であることを確認すること
具体例
- 目的：来週の月曜日のプレゼンのための資料を作成すること
- 対象：田中くん
- ゴール：A社にサービス内容を理解してもらい、先週のヒアリングでの懸念点を解消すること
- 作業内容：B社に7月3日に提出したプレゼン資料を基に、A社の懸念「XXX」と「YYY」を解消する資料を作成
- 注意点：金曜日（MM月DD日）AMまでに完成させること。懸念「XXX」「YYY」を払拭できるデータや情報を必ず含めること。A社に送る前に私に確認させてください。また、B社の資料の3ページ目にある誤植を修正してください。
- 必要なデータ：B社から提供されたデータは、共有フォルダにアクセスして使用してください。
- 疑問や質問がある場合：直接チャットで質問してください。可能な限り迅速に回答します。
- この仕事の期限：金曜日（MM月DD日）のAM中に、メールで私に送付してください。
完了後のステップ
作成した資料をメールで送付した後、確認のために直接またはチャットで連絡を取ってください。フィードバックがあれば、それに応じて必要な修正を行ってください。