目的

このマニュアルは、経費を事前に申請し、承認を得るための正確な手順を提供することを目的としています。

 

禁止事項

• 事前に承認を得ずに経費を使用すること。
• 事前申請の手続きを省略すること。
• 承認された金額を超える経費を使用すること。

 

前提条件

• freeeアカウントを持っていること。
• freeeアカウントをstageonのアドレスでログインしていること。（個人のメールアドレスで登録してはいけない）
• アカウント管理用シートにアクセスできること。

　※アカウント管理用シートに自身の名前がない場合は総務に問い合わせください

 

必要なリソースとツール

• freee会計アプリまたはウェブサイトへのアクセス。
• アカウント管理用シート。

 

完了要件

• 承認者からの承認を得ること。

 

手順

経費事前申請から支給までの流れ

　　経費を使用する必要が発生

　　↓

　　freee会計で経費事前申請を提出

　　↓

　　役員が経費事前申請を承認する

　　↓

　　実際に経費を使用する

　　↓

　　freee会計で経費精算を提出

　　↓

　　経理部が経費精算を承認

　　↓

　　支給

　１.freeeアカウント作成：freeeのアカウントを作成します

・個人のstageonのメールアドレスに招待メールが届くので、リンクを開きます

・「まだアカウントをお持ちでない方はこちら」を選択

 

・必要事項を記載し、「freeeを始める」を選択

　　　※メールアドレスの欄には「個人のstageonのメールアドレス」を記載

　　　※パスワードはご自身の好きなものを入力

 

　２.freeeへアクセス：freeeへアクセスします

　　　・freee へアクセスしてください。

　　　※ご自身のアカウントはアカウント管理用シートから確認できます。

　　　・ログインができたら、ホームから自分の所属部署の経費事前申請を選んでください。

　　

　３.経費申請の記入：経費申請の記入を行います

　　　・下記項目を記入してください

　　　　件名：何月使用分か＋下記いずれかの項目で入力をお願いします。

　　　　　　　例）11月分来社交通費、12月分旅費交通費

　　　　1）来社交通費

　　　　　・来社する際の交通費

　　　　2)　旅費交通費　

　　　　　・撮影移動費

　　　　　・集客イベント移動費etc

　　　　3）消耗品費

　　　　　・事務所備品etc

　　　　4）接待交際費

　　　　　・差し入れ代、会食費

　　　　5)外注工賃

 　　　　・クラウドワークス、ココナラ依頼費

　　　　6）その他

　　

　　　　社員番号：アカウント管理用シートから確認してください。

　　　　申請年月日：申請時の日付を入力してください

　　　　職場氏名：申請者の名前を入力してください

　　　　経費費用：金額は税込で、出来る限り正確な値段を記載してください。

　　　　※経費精算で支給できるのは承認が降りている金額が上限になります。

　　　　　もし事前申請の金額を上回ってしまった場合は再度経費事前申請の提出をしてください。

　　　　※来社交通費はひと月25,000円が上限のため25,000円を超える場合は経費費用は25,000を入力してください。

　　　　使用年月：申請する経費の使用月を入力してください。

　　　　※来社交通費の申請の場合は毎月1日を入力してください。

　　　　内容：具体的な使用内容を記載してください。下記例を参考に記載をお願いします。

　　　　　　（補足があれば、入力をお願いいたします。）

　　　　例1)

　　　　X月X日

　　　　〇〇チャンネル撮影 （移動区間：△△駅〜▽▽駅／片道××円)

　　　　例2)

　　　　X月X日

　　　　来社交通費　（自宅最寄り△△駅〜▽▽駅／片道××円)　×　来社予定日数　＝　ひと月の交通費

　　　　例3)

　　　　◯◯購入費　(◯◯で使用するため)　

　　　　※使用用途が同じ（同一のチャンネルの撮影の際に使うなど）で購入品が複数ある場合は内容欄に詳細をご記入ください。

　　　　定期の利用期間は1日が開始となるように調整をお願いいたします。

　　　　来社交通費が25,000円を超える場合、申請内容欄には実際の金額を記載してください。

　　　　※申請金額は25,000円

　　　　区間と往復の金額を記載し、何日来社予定かで掛け算してください。

　　　　来社交通費が25,000円を超える場合、申請内容欄には実際の金額を記載してください。

　　　　※申請金額は25,000円

　４.承認について：経費を使用する日までに承認者から承認が下りたのを確認します

　　　・承認者からの承認後、実際に経費を使用し、精算を行います。

注意事項

• 事前申請は経費が承認されるかどうかを確認するためのものです。余裕を持って申請してください。事前に承認がおりていない経費に関しては原則処理致しかねます。
• 経費を使う2日前になっても承認が降りない場合は、指定の連絡ツールを通じてチーフもしくは経理へ連絡してください。連絡を受けたチーフ/経理は、役員へ連絡をお願いいたします。
• 当日に急遽発生する経費に関しては、都度 指定の連絡ツールでメンション付き、もしくはお電話にてチーフへご連絡ください。
• 急な撮影等でやむを得ず事後申請になった場合は、必ずその旨を内容欄に記載してください。
• 来社交通費については1ヶ月分まとめて、使用する前月に申請してください。
• 来社交通費が上限25,000円を超える場合は、申請内容の欄に実際の金額を記載してください。
• 領収書の貰い忘れ、交通費の利用明細の発行漏れがないように充分ご注意ください
• 領収書をもらう際は、領収書に発行元のインボイス番号が記載されているかどうかを確認し、記載がない場合は記載してもらうようその場で発行元にお願いしてください。
• 発行元がインボイス登録していない場合は、インボイス番号は不要です。

 

完了後のステップ

• 実際に経費を使用し、精算を行います。