目的

会議や打ち合わせの内容を記録し、共通認識を形成するために「議事録」を作成します。議事録は単なる発言記録ではなく、論点の整理、意思決定の共有、次に解決すべき課題の提示を含むことで、業務を前進させる強力なツールとなります。

 

 

禁止事項

1. 会議後に議事録を作成しない、または参加者に共有しないこと。
2. 会議の議論テーマを事前に共有しない、または内容を事前に確認しないこと。
3. 参加者の発言内容を不正確に記録し、意図や空気感を誤解させる表現を使用すること。
4. 会議の目的や決定事項を記録せず、タスクやネクストステップが不明瞭な議事録を作成すること。

 

注意点

1. 発言内容の記録に偏りがないよう、全員の意見を公平に扱う。
2. 空気感を反映する際、個人の感情や解釈を過度に含めない。
3. 論点が不明確な場合は、会議後に参加者と確認して修正する。

 

前提条件

• 対象者: 本マニュアルは、すべての社内スタッフを対象としています。
• 必要スキル: 基本的な文章作成能力、要約力、そして論点を整理する能力。
• 準備物:
  • 会議のアジェンダや事前資料。
  • メモ用ツール（PC、タブレット、メモ帳）。

必要なリソースとツール

1. ツール:
   • Google ドキュメント
2. 資料:
   • 会議のアジェンダと議論テーマ。
   • 過去の議事録（関連する場合）。

完了要件

以下を含む議事録が作成され、関係者に共有されていれば完了とします。

1. 会議の目的・ゴール。
2. 決定事項、未決事項、次に解決すべき論点（ネクスト論点）。
3. 必要なタスク（ネクストステップ）。

 

 

手順

1. 会議前に議論内容をまとめて参加者全員に事前に共有する
   • 参加者の予定や状況を考慮し、直前すぎる共有は避けること。
2. 議事録のフォーマットに従って記載を進める
   • 会議中にフォーマットに基づいて記録し、内容を構造化する。
3. 会議の終了とともに議事録を完成させ、参加者・関係者に共有する
   • 必要に応じて修正を加え、迅速に配布する。
4. 議事録を指定のフォルダへ格納し、チーフへ報告する

 

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議事録フォーマット

下記より複製し、議事録を作成してください。

▶︎ フォーマット

 

議事録作成のポイント

 

1. 議事録の構造化

1. 論点ベースで記録
   • 会議前に設定された「論点」を基準に構造化する。
   • それぞれの論点について、「結論」「根拠」「補足事項」を記録。
2. 議論の進化を反映
   • 事前の仮説がどう変化したか、議論の進化を明示的に記載。
3. 次に解決すべき論点を提示
   • 会議終了時点で残された課題や、次の議論の材料となる「ネクスト論点」を記載。

2. 発言の整理と空気感の反映

• 発言の意図やニュアンスを正確に記録する。
  • 例: 「あえて言えば反対です」や「強く反対」といった表現で、空気感を具体化。
• 会議での議論の雰囲気や重要なやり取りを補足的に記載する。

3. ネクストステップの明示

• 各決定事項に基づいて、実行するタスクを具体的に記載。
• 担当者と期限を明記し、次のアクションに繋がる議事録を作成する。