Popular

Home / Docs / ビジネスマナー, ビジネスメール, メール送信, メール送受信, 社内アドレス / 【MAN36】社用アドレスからメールを送受信する際のルール

【MAN36】社用アドレスからメールを送受信する際のルール

目的

このマニュアルは、社用アドレスを使用してメールを送受信する際の正しい流れとルールを明確にし、ミスを防ぎつつ効率的に業務を遂行することを目的としています。

 

 

禁止事項

  1. プロデューサー以上のレイヤー以外が業務メール（クライアントを含む社外とのメール連絡）を送信することを禁止します。
  2. チーフレイヤー以上によるダブルチェックを受けずにメールを送信することを禁止します。
  3. 個人アドレスを使用して、STAGEONのメンバーであることを名乗り社外にメールを送信することを禁止します。
  4. 誤った宛先や不適切な件名・本文でメールを送信すること。
  5. 署名を省略、もしくは誤った内容で送信すること。

 

 

前提条件

 

メール送信ルールを理解する重要性

    • メールの誤送信は、情報漏洩や会社の社会的信用の損失、さらにはコンプライアンスリスクにつながります。
    • 誤送信の内容や状況によっては、誤送信した本人が法的罰則を受けたり、損害賠償を求められる可能性もあります。
    • そのため、全メンバーがビジネスメールの重要性を理解し、慎重に送信作業を行う必要があります。

 

 

必要なリソースとツール

  1. STAGEON個人アカウント（Google Workspaceへのログインに必要）。
  2. Gmailアプリまたはブラウザ（メール送受信を行うため）。
  3. ビジネスメール例文（テンプレートとして使用可能）。
  4. 添付資料（必要に応じて）。

 

 

完了要件

  1. 指定された宛先に正確にメールが送信されること。
  2. ルールに従い、メール内容の確認およびダブルチェックが完了していること。
  3. 適切な署名および必要な添付資料が含まれていること。

 

 

手順

1. メール受信方法

1.STAGEON個人アカウントでGoogle Workspaceにログインする。

      • ログイン後、右上のメニューアイコンをクリックし「Gmail」に進む。

2.受信ボックスを確認する。

    • 自分宛のメールが届いているか確認する。

 

 

2. メール送信ルール

以下のルールに従い、送信作業を進めてください。

1. 送信権限

    • プロデューサー以上のレイヤーがメール送信を担当します（一部例外あり）。

 

2. 送信ルール

    • 各自のSTAGEONアドレスより送信すること。
    • チーフ以上の権限を持つメンバーにダブルチェックを依頼すること。

 

3. チェック項目（チーフが確認する内容）

    • To: 宛先が正しいか確認する。
    • To/Cc/Bcc: 不適切なアドレスが含まれていないか確認する。
    • Bcc: 大元のメールを受信したアドレス（例:（info@stageon.jp／customer@stageon.jp ／manager@stageon.jp）と関係者のSTAGEONアドレスを必ず含める。
    • 件名: 簡潔で内容が適切か確認する。
    • 本文: 正しい敬語・形式を使用しているか確認する。
    • 署名: 送信相手に応じた適切な署名になっているか確認する。
    • 添付ファイル／リンク: 正しい資料やリンクが添付されているか確認する。

 

 

注意点

 

  1. メール送信時は、常にチーフ以上のチェックを受けること。
  2. プロデューサー以上のレイヤー以外が直接メールを送信することは禁止されています。
  3. 関連メンバーのメールアドレスは「Bcc」に含めること。
    • 「Cc」に入れると、送信相手にも表示され、不要な情報公開につながるため注意してください。
  4. 重要な取引先に送るメールは特に内容を慎重に確認すること。
  5. 個人情報や機密情報が含まれる場合は、メール暗号化ツールなどの使用を検討すること。
  6. 不明点がある場合は必ず上長に確認を行うこと。

 

 

具体例

■ ビジネスメール例文

件名: サービス詳細についてのご連絡

株式会社〇〇
△△ 様

お世話になっております。
株式会社STAGEONの□□です。

この度はご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、サービスの詳細についてご説明の機会をいただければ幸いです。

以下の日程でご都合はいかがでしょうか？

    • 11/1(月) 16:00〜19:00
    • 11/2(火) 13:00〜19:00
    • 11/3(水) 13:00〜15:00／18:00〜19:00

ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社STAGEON
〇〇 〇〇（名前フルネーム）
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町３丁目３−６ ワカ末ビル 5階
MAIL：〇〇@stageon.jp
URL: https://stageon.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

 

ビジネスメールのポイント

  1. 件名は簡潔かつ内容が一目でわかるものにする。
  2. 宛名や挨拶文に間違いがないか確認する。
  3. 本文は簡潔かつ必要な情報を網羅する。
  4. 日時や数値は箇条書きにすることで、視認性を高める。
  5. 署名は＜名前、役職、会社名、電話番号、メールアドレス＞を記載する

 

 

完了後のステップ

  1. メール送信後、必要に応じて上長やチームメンバーに送信完了の報告を行う。
  2. 返信があった場合、迅速に対応する。
  3. メールの内容ややり取りを、必要に応じて社内共有フォルダやチャットツールに保存する。