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目的
このマニュアルは、契約終了（解約）が決定した際に必要な一連の対応を正確かつスムーズに行うための手順を示したものです。新メンバーを含むすべてのメンバーがこのマニュアルを参照することで、業務の漏れやミスを防ぎ、適切な解約手続きを実現することを目的としています。
禁止事項
- チーフや統括、役員の承諾を受ける前に手続きを進めること。
- クライアントからの解約申し出があった際に、社内でのエスカレーションを行わず独断で対応すること。
- 解約防止の提案をせず、手続きに移行すること。
- 必要な制作物や書類を確認せずに進めること。
- クライアント対応の際に定められた文例以外を使用すること（特別な事情がある場合はチーフに相談してください）。
前提条件
契約終了手続きを進める前に、以下の条件が満たされている必要があります：
- クライアントからの申し出
- クライアントから正式に契約終了の申し出があり、その内容を確認済みであること。
- 社内でのエスカレーションと指示
- クライアントからの解約申し出を受け、チーフにエスカレーション済みであること。
- 解約防止提案の実施
- チーフからの指示を受け、クライアントとのMTGを実施し、解約防止の提案を行っていること。
- 提案内容について、クライアントから明確な合意を得られなかった場合に限り解約手続きを進める。
- 合意の確認
- クライアントと弊社の双方で解約について合意が取れていること。
- 報告と承諾
- チーフ、統括、役員に対して解約内容を報告し、最終的な承諾を得た後に手続きを開始すること。
必要なリソースとツール
- 社内ツール：
- Slack（エスカレーションおよび契約関連のコミュニケーション）
- Google Drive（契約書フォルダの保存・管理）
- freeeサイン（覚書の送付および締結）
- 制作物確認用ツール：
- Photoshop（psdファイル確認用）
- 必要に応じた編集ツール
完了要件
- 契約終了に関するすべての手続きが正確に完了していること。
- 制作物が正しく整理されている。
- 覚書がクライアントに送付され、サインが完了している。
- 契約終了手続きが役員、チーフ、バックオフィス、経理に報告されている。
- 関係者（法務部やクライアント等）に必要な情報が適切に共有されていること。
注意点
- クライアント対応の慎重さ：解約防止提案を真摯に行い、クライアントとの信頼関係を最後まで維持する。
- エスカレーションの徹底：必ずチーフ、統括、役員への報告・承諾を得てから手続きを進めること。
- 制作物の漏れ防止：すべての制作物を確認し、不足がないように注意する。
手順
1. クライアント申し出の確認と社内エスカレーション
- クライアント申し出の確認
クライアントから契約終了の申し出があった場合、その内容を記録し、チーフに報告してください。 - 社内エスカレーション
Slackで以下の内容を含めてチーフに報告- クライアント名
- 解約理由（クライアントからヒアリングした内容）
- 現時点の契約状況（契約書のフォルダURLを添付）
- 指示を受ける
チーフからの指示を受け、解約防止の提案を準備してください。
2. クライアントとのMTGおよび解約防止提案
- MTGの実施
チーフまたは統括と協力し、クライアントとのMTGを実施します。
以下を確認することが重要です。- クライアントの解約理由
- クライアントの要望や課題
- 継続契約に向けた提案可能な施策
- 解約防止の提案
クライアントの課題に応じて解決策を提案します。- 例1：納品物のクオリティ改善の提案
- 例2：コスト削減プランの提案
- 結果確認
クライアントが提案を受け入れない場合、解約に進むことを確認します。
3. 報告と承諾を得る
- チーフ・統括・役員への報告
クライアントとのMTG結果を以下の項目に沿ってSlackまたはMTGで報告してください。- クライアント名と契約終了理由
- 解約防止提案の内容と結果
- 双方合意の有無
- 承諾を得る
チーフ、統括、役員全員から承諾を得てから、契約終了手続きを開始してください。
4. 制作物の整理をする
- 制作物の確認
以下の制作物が揃っているかチェックし、整理してください。- Dプランの場合
- 企画シート
- サムネイル（jpg、psd形式）
- バナー画像（jpg、psd形式）
- チャンネルアイコン（jpg、psd形式）
- Fプランの場合
- 企画シート
- サムネイル（jpg、psd形式）
- バナー画像（jpg、psd形式）
- チャンネルアイコン（jpg、psd形式）
- 編集素材（動画素材、テロップ素材など）
- 編集要望シート
- Dプランの場合
- 不足物の確認
制作物が不足している場合、上長やチーフに確認を取って対応を指示してください。
5. 解約覚書の作成およびfreeeサインでの送付
- 法務部への覚書作成依頼
Slackの「all_006_バックオフィス依頼」チャンネルにて、「法務依頼」のワークフローから解約覚書の作成を依頼してください。
※依頼概要には「〇〇チャンネル」（株式会社××××）の契約終了に関する覚書の作成依頼 と記入する
※ 備考欄には以下を記載する- 契約日：2025/●●/●●
- 投稿開始日：2025/●●/●●
- 投稿終了日：2025/●●/●●
※ 添付ファイルには、現段階で有効な契約書を添付する
- freeeサインでの送付
- 覚書をfreeeサインにアップロードし、必要事項を入力して送付します。
- 必要に応じて統括補佐やチーフと指差し確認を実施。送付手順については、以下のナレッジを確認してください。
参照ナレッジ：【MAN31】契約終了時の覚書送付手順（Freeeサイン利用）
6. クライアントにご案内文を送る
- ご案内文の送付
Slackまたはメールでクライアントに解約手続きの案内を送ります（文例は以下を参照）。
ご案内文例〇〇様 お世話になっております。 この度、プロモーション契約期間終了に伴い、ご連絡差し上げました。 長きにわたり、ご愛顧いただきまして心より御礼申し上げます。 契約終了に際しまして、解約手続きのご案内をさせていただきます。 お手数おかけして恐れ入りますが、ご対応をお願い申し上げます。 下記メールアドレスに電子サインにて覚書をお送りさせていただきましたので、ご確認の上、サインをお願いいたします。 もしメールアドレスが違いましたら、お申し付けくださいませ。 （メールアドレス） 合わせて弊社の方でお作りしていた制作物もお送りさせていただきます。 こちらもご確認お願い申し上げます。 ※こちらリンクに期限はございませんが、早めにダウンロードをお願いいたします。 （制作物リンク）
7. 締結後の手続き
- 締結内容の確認
freeeサインでクライアントの署名を確認後、締結手続きを完了。 - 契約書の保存
完了した覚書をGoogle Driveの契約書フォルダに格納します。 - 関係者への報告
Slackで役員、チーフ、バックオフィス、経理に以下の内容で報告する。- 「〇〇チャンネル」契約終了手続きが完了しました。
- 契約書フォルダに締結済み覚書を格納済みです。
完了後のステップ
- 必要なデータ（契約書、制作物リンク等）が適切に共有されているか確認。
- 手続きが完了したことをSlackやメールで関係者に報告。